Pedro Luiz Martins Cruz
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Pode parecer estranho o título e pode ter situação que aconteça o contrário. Mas o que mais vemos nas organizações são pessoas atoladas de trabalho e reclamando da própria produtividade. Então vamos limitar a quantidade de trabalho que estamos fazendo ao mesmo tempo, para produzir mais e escolher melhor o que produzir.
13/abril/2022 - 18 minutos de leitura
Usamos o termo “em progresso” mas podemos considerar também “em paralelo” ou “em processo”. Importante é considerar todo trabalho que está de alguma forma exigindo energia dos profissionais, mesmo que só para comunicação ou gestão.
Esta é uma prática do método Kanban e nesse artigo vamos abordar tanto no dia a dia quanto com o uso do método. Você poderá resolver mesmo sem usar o método Kanban, mas também vai ver como o método Kanban é poderoso e ajuda muito.
No método Kanban é muito comum usar a sigla WIP com as iniciais do termo em inglês: Work In Progress. Também podemos considerar Work in Paralel ou Work in Process, a sigla continua válida.
Mas vamos à prática, como podemos limitar o trabalho em progresso?
Como fazer isso com várias pessoas trabalhando ao mesmo tempo?
Ter muito trabalho sendo feito ao mesmo tempo causa alguns problemas.
O primeiro deles é que o tempo para fazer duas tarefas é maior quando fazemos as duas tarefas ao mesmo tempo, enquanto ao fazermos as duas tarefas uma de cada vez o tempo total é menor. Isso acontece porque a troca entre as tarefas não é instantânea, precisamos retomar o raciocínio, trocar ferramentas, trocar equipamento, se locomover, entre outras possíveis atividades que acontecem durante a troca. Quando temos muitas tarefas ao mesmo tempo podemos ter mais trocas e ser interrompido mais vezes, as razões aumentam muito com muitas tarefas.
Por exemplo, um advogado tem 4 documentos que estão sendo analisados na empresa: compra de material, contratação de serviço de tecnologia, acordo com o sindicato e venda de um serviço da empresa.
Vamos supor que ele deu o primeiro parecer sobre os documentos de compra de material e de contratação de serviço de tecnologia. No momento ele está analisando o acordo com o sindicato e ainda não teve tempo para verificar a venda de um serviço da empresa.
Ele pode ser interrompido por pedido de prazo de término de qualquer dos documentos, pode ser interrompido pela devolução para nova análise dos documentos já analisados e pode receber pedido de priorizar a venda de um serviço da empresa.
Imagine a situação: O documento de compra de material foi devolvido para ele, então ele interrompe a análise do acordo com o sindicato para resolver logo a compra de material. Ele precisa fechar o que estava fazendo e então procurar o novo documento e se organizar para fazer o trabalho.
Enquanto resolve a compra de material, alguém interrompe ele para perguntar como está o acordo com o sindicato, depois uma pessoa quer só tirar uma dúvida sobre a contratação de serviço de tecnologia e é bem rápido. Cada uma dessas interrupções faz ele perder tempo na retomada de raciocínio do documento de compra de material. Gastar tempo trocando entre as atividades, pois cada uma está em uma ferramenta, em um e-mail diferente, em uma pasta diferente e assim vai.
Depois de algumas interrupções e trocas ele finalmente conclui a compra de material e agora precisa retornar o raciocínio no documento de acordo com o sindicato. Mais trocas e interrupções irão acontecer e o tempo para concluir as 4 atividades vai aumentando. Quanto mais trabalho ao mesmo tempo, mais possibilidades de trocas e interrupções.
O problema se torna ainda mais grave se considerarmos que é um grupo de 8 advogados trabalhando em 50 documentos ao mesmo tempo. A quantidade de interrupções, conversas, troca de informações, ferramentas diferentes, departamentos diferentes, assuntos diferentes… vai só aumentando e muitos desperdícios aparecem.
Antes de falar em como limitar o trabalho excessivo vamos deixar claro que não desejamos que falte trabalho ou que os trabalhadores fiquem sem ter o que fazer. Nosso objetivo com o limite de trabalho em progresso é diminuir a sobrecarga.
Sempre teremos situações onde um trabalho depende de alguma informação, atividade ou aprovação para continuar e vamos começar um novo trabalho. Os profissionais querem exercer sua profissão e fazer o que mais gostam. Mas isso não pode ser exagerado ao ponto de provocar ineficiências.
Se acontecer de faltar trabalho é outra prática que vamos aplicar, não é a de limite de trabalho em progresso.
Comunicação sobre o trabalho faz parte do trabalho, quando estamos fazendo o trabalho A e comunicamos sobre o trabalho B, isso significa que temos pelo menos 2 trabalhos em paralelo.
Deixar o trabalho mais transparente e qual a situação do trabalho pode diminuir muito a possibilidade de comunicação sobre a situação do trabalho e sobre o tempo que ele leva para concluir. Muitas vezes as pessoas querem informações básicas sobre o trabalho e seu andamento.
Você pode fazer isso com reporte periódico do trabalho, pode comunicar de forma proativa a situação dos trabalhos para as pessoas para que elas não provoquem mais interrupções.
O uso de quadro kanban para visualizar o trabalho ajuda bastante nisso e dá muitas informações, inclusive sobre o andamento da atividade e pode gerar percepção de tempo. Temos um artigo sobre: Gestão visual - o quadro kanban e além. O método Kanban usa o quadro para ampliar a transparência e gestão do trabalho, ajudando muito a diminuir o problema de dúvidas sobre o progresso do trabalho.
Terminar um trabalho é a melhor forma de diminuir a quantidade de trabalho sendo feito ao mesmo tempo. Uma das técnicas é deixar o profissional terminar o trabalho que está sendo feito para começar um novo trabalho.
Trocas de prioridade podem acontecer, mas tenha parcimônia nisso. Trocar a prioridade com muita frequência vai provocar mais trocas de atividade, aumentando os problemas que citamos e também vai aumentar a possibilidade de interrupções pois mais trabalho em paralelo vai estar sendo feito.
Uma técnica muito interessante usada no método Kanban é o uso do sistema puxado. Pois o próximo trabalho é colocado disponível para quando o profissional tiver disponibilidade, permitindo assim que ele conclua um trabalho primeiro e assim que tiver disponibilidade para trabalhar em outra coisa a prioridade será considerada.
Vamos diminuir interrupções, deixando as que são realmente urgentes e fazendo com que as interrupções menos urgentes sejam resolvidas em tempo hábil. Mas se mesmo com a visualização do trabalho as pessoas ainda precisam tirar dúvidas ou por outra razão interromper o profissional, temos que achar mecanismos menos invasivos.
Usar mensagens que podem ser lidas em tempo hábil ao invés de interromper imediatamente são excelentes mecanismos para isso. Mas para isso o profissional deve cuidar com o uso de notificações de mensagens, deixando as mensagens mais importantes com notificação e retirando as menos importantes. Mandar mensagem, ligar ou ir até a mesa da pessoa, podem ser feitas de diferentes formas e causam diferentes formas de interrupções. Use de acordo com a importância e urgência.
Esta é a forma mais comum, no quadro Kanban colocamos números representando o limite de trabalho em progresso no passo do fluxo de trabalho. Fazendo com que as pessoas que executam aquele passo se concentrem em uma quantidade de trabalho aceitável e não excessiva.
Neste caso é importante limitar tanto o trabalho que está sendo executado quanto o trabalho que está esperando entre um passo e outro.
Você pode categorizar seu trabalho por área demandante, por tipo de atividade desempenhada ou até mesmo pela urgência. Pode criar diferentes categorias e pode aplicar limites de trabalho em progresso para cada categoria, dando inclusive diferentes pesos para cada categoria.
Esse tipo de limite de trabalho também pode ser chamado de gestão de cargas de trabalho, pois é possível colocar mais carga em uma categoria e conforme problemas ou oportunidades surjam é possível mudar os limites para direcionar a capacidade de trabalho.
Mais uma forma de limitar a quantidade de trabalho é definir um limite por um período. Por exemplo, nas próximas duas semanas serão feitas 5 análises de documentos. Com isso, só pode ser pedido a análise do 6o documento daqui 2 semanas.
Apesar de o limite de trabalho em progresso ser uma prática do Kanban, o limite dessa forma é feito na metodologia Scrum com o uso das sprints. As pessoas não chamam ou não percebem, mas isso é um limite de trabalho em progresso.
Falamos até aqui sobre o limite máximo de trabalho, para diminuir os excessos. Mas temos também um limite de trabalho em progresso que ajuda a não ficar sem ter o que fazer, é o limite mínimo.
Ele pode ser usado para informar que algo precisa estar sendo trabalhado. Este tipo de limite é melhor de ser utilizado no início do fluxo de trabalho, para garantir que os próximos passos do fluxo tenham trabalho nos próximos dias.
Uma boa técnica é criar como se fosse um funil, tendo um volume maior de trabalho em progresso no início do fluxo e ir reduzindo os limites para que nos passos finais de fluxo tenha menos trabalho em progresso e a concentração no trabalho em mãos seja maior.
Uma forma muito comum é limitar em 1 trabalho por pessoa. Mas tenha cuidado com isso, pois pode acontecer de o profissional ficar parado esperando algo, uma aprovação, uma informação ou uma execução demorada. Se isso acontece com certa frequência no seu ambiente é bom ter um limite um pouco maior para que durante a espera de um trabalho o profissional possa trabalhar em outro.
Ainda usando o limite por pessoa, de acordo com o ambiente você pode colocar um limite de 2 ou mais itens por pessoa. Mas sempre de olho nos excessos. Encontre o limite que traz o melhor resultado.
Uma boa forma de escolher o limite é executar o fluxo de trabalho por um tempo, pegar informações sobre a execução e entender quanto de trabalho a equipe consegue fazer.
Após o primeiro cálculo, faça testes aumentando e diminuindo o limite de trabalho em progresso e calcule novamente quanto de trabalho foi concluído, assim como quanto tempo levou. Encontre o limite que faça a produtividade ser maior e mais rápida.
Um benefício muito grande trazido pelo uso do limite de trabalho em progresso é que as pessoas irão se dedicar aos trabalhos mais importantes. Será necessário priorizar o trabalho.
Por exemplo, levamos uma semana para fazer 5 trabalhos e nos limitamos em 5 trabalhos em progresso. Quando queremos fazer 10 trabalhos, escolhemos os 5 mais importantes para fazer primeiro e depois os 5 trabalhos menos importantes. Em cada semana teremos mais foco e menos possibilidades de trocas e interrupções. Isso faz com que o trabalho seja feito melhor e mais rápido.
Nos nossos treinamentos na Synergyc praticamos essas técnicas e mais algumas para aumentar a produtividade. Veja nossos cursos.
Para conhecer mais sobre o método Kanban, temos os treinamentos oficiais da Kanban University aqui na Synergyc. São eles:
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