Será que é possível sistematizar a colaboração?

Foi o que Rafael Caceres, Celso Martins, Marcelo Walter e Ramon Tramontini fizeram quando juntaram as práticas que fez surgir o Fluxo Unificado. Eles criaram ambientes onde a colaboração é sistêmica.

15/maio/2024 - 11 minutos de leitura

Digamos que eu trabalhe em uma empresa com mais de 1.000 funcionários, se eu tenho uma ideia e decidi não compartilhar, ninguém vai usar e a empresa não vai crescer usando a minha ideia, não vai se beneficiar disso. Se eu compartilho com uma obrigação de seguir exatamente como eu penso e não aceito complementos de ideias para fazer adaptações ou melhorias sobre a minha ideia, também vai dificultar o uso da minha ideia, é provável que as pessoas não concordem com algo, com alguma parte, então novamente a ideia não será usada e as pessoas não acreditarão que ela funciona.

Agora, se eu compartilho e aceito adaptações, aceito as melhorias, depois de algum tempo a ideia vai evoluir bastante com a colaboração de várias pessoas, será mais fácil usar as ideias e os benefícios para a empresa serão maiores, portanto será que a ideia continua sendo minha? Ou a ideia se tornou uma ideia colaborativa?

Isso é o que acontece com a física, por exemplo. A física não pertence apenas a Issac Newton, a física tem a colaboração de Einstein, Galileu, Oppenheimer, Hawking e muitos, muitos outros. Assim como os métodos, modelos e ideias que usamos para gerenciar nossos trabalhos.

Nossos projetos e produtos podem ter um responsável, que vai tomar as decisões difíceis e que será um ponto de comunicação importante. Mas o projeto/produto terá contribuições de muitas pessoas e por tanto é uma obra colaborativa.

Então, a sugestão aqui é usar técnicas de colaboração e compartilhamento que fazem nosso trabalho ser ainda maior, que faça nossos trabalhos crescerem a cada contribuição e assim nossas organizações se beneficiarão muito.

Isso é o que o Fluxo Unificado faz. Ele sistematicamente cria oportunidades de colaboração entre pessoas que possuem conhecimentos que podem ajudar. Permitindo que uma pessoa possa ajudar em uma atividade que ela conheça.

Mas como saberemos que uma pessoa pode ajudar? Temos que mapear todo o conhecimento de todos? Precisamos explicar tudo para todos?

É mais simples que isso, não precisa sair de um ambiente com nenhuma colaboração para então um ambiente que espalha tudo para todo mundo. Acredito que ambos são ruins.

O Fluxo Unificado propõe que as pessoas compartilhem um fluxo de entrada de trabalhos. Ou seja, quando uma pessoa estiver disponível para trabalhar ela pode ver as opções daquele momento e optar por trabalhar em alguma das atividades existentes. Essas atividades podem ser compartilhadas entre um grupo pequeno ou um grupo grande de pessoas. Pode ser de um tipo específico de trabalho. Você vai evoluindo o uso do Fluxo Unificado conforme as capacidades das pessoas e da organização.

Você pode começar usando com um grupo de até 30 pessoas que compartilham o trabalho e depois pode evoluir. Temos exemplos e cases com 20 a 30 pessoas e também temos exemplos e cases de mais de 100 pessoas compartilhando um fluxo com sucesso. Existem ainda outros exemplos de vários fluxos unificados que somam mais de 400 pessoas colaborando de alguma forma.

Mas algumas técnicas são importantes para fazer isso acontecer. O fluxo deve estar organizado e os limites de trabalho em progresso devem ser gerenciados, pois o problema não é compartilhar e sim sobrecarregar as pessoas. Dentro do Fluxo Unificado usamos técnicas que gerenciam essa sobrecarga.

Padronização do trabalho e qualidade são importantes também. Mas não precisa ser apenas 1 único padrão. Quanto mais padrões são criados, mais formas diferentes de fazer o trabalho existem. Se tivermos padrões perceptíveis de trabalho teremos mais ganhos de produtividade pelo padrão. Isso aumenta a qualidade também, pois com padrões os erros diminuem e a qualidade aumenta.

No Fluxo Unificado usamos técnicas de automação e cadências de trabalho para padronizar e aumentar a qualidade. As automações de processo atendem qualquer área de atuação, mas também valorizamos automações de áreas específicas como o uso de ferramentas de agendamentos de atividades de marketing ou em desenvolvimento de software o uso de testes automatizados e técnicas de devops.

Acredito que gerou um pouco da percepção de possíveis ganhos com o Fluxo Unificado e algumas técnicas para fazer isso acontecer. Mas onde está a colaboração? É só usar um fluxo compartilhado?

A base do Fluxo Unificado é compartilhar o fluxo, mas quando se compartilha o fluxo outras questões surgem, por exemplo como fazer uma atividade que ainda não conhece ou como aprender enquanto faz o trabalho, pois ninguém chega já sabendo trabalhar em tudo que aparece no fluxo. Uma solução seria fazer trabalhos em pares, onde um já sabe e faz junto com outro que aprende. Outra coisa é movimentar as pessoas entre projetos/produtos para conhecerem novos desafios, mas essa movimentação é com periodicidade suficiente para gerar sinergia e boa produtividade. Essas técnicas fazem a unificação do fluxo ganhar eficiência com o passar do tempo.

Ou seja, cada vez mais vamos aprofundando o uso de técnicas que proporcionam sucesso no compartilhamento do fluxo e com isso conquistamos a colaboração efetiva.

O ambiente vai se tornando mais a favor da colaboração e as pessoas passam a achar normal que a criação seja coletiva. Os resultados crescem e todos se beneficiam.

Esse pensamento de colaboração aconteceu inclusive na definição do nome do Fluxo Unificado. Pois imagina se as pessoas que tiveram as primeiras ideias se recusassem a usar o mesmo nome e cada uma criasse um nome para o seu método, para a sua forma de trabalho.

Se quando Einstein elaborasse seus trabalhos ele se recusasse a usar o termo "Física" e usasse apenas o nome "Relatividade" para seus estudos e contribuições, será que Oppenheimer teria pedido sua opinião sobre os estudos de fissão nuclear? Será que tantas descobertas teriam sido feitas? A física é grande pois uniu a colaboração de várias pessoas.

Quando Marcelo Walter e Ramon Tramontini melhoraram a forma de trabalhar na Objective usando mais técnicas de colaboração de 2010 a 2014, ainda não conheciam o Rafael Cáceres e o Celso Martins da Taller. Eles conversaram e trocaram conhecimentos, compartilharam suas ideias sobre como compartilhar o trabalho, isso aconteceu entre 2015 e 2016. Rafael e Celso tinham ideias, assim como Marcelo e Ramon, todos se beneficiaram do compartilhamento das ideias. Depois disso, Rafael e Celso definiram o nome do Fluxo Unificado e formalizaram o método, compartilharam muita coisa e mais pessoas foram se envolvendo. Depois decidiram dividir a autoria do Fluxo Unificado.

Então mais pessoas colaboram sobre o Fluxo Unificado, mais empresas aplicam os conceitos e a ideia de colaboração vai se tornando cada vez mais normal.

Aprenda você também sobre o Fluxo Unificado, aumente a colaboração no seu ambiente e contribua para que mais e mais técnicas de colaboração sejam incorporadas ao Fluxo Unificado e atenda mais e mais pessoas.

Vamos sistematizar a colaboração usando as técnicas do Fluxo Unificado.